As decisões referentes a um condomínio devem ser tomadas em uma assembleia de condomínio. Nesse evento, são discutidos e votados temas como a implementação de sistemas modernos e eficientes para melhorar a vida de todos.

É preciso, porém, atentar-se para as providências a serem tomadas, antes, durante e no encerramento. Caso contrário, além de os objetivos não serem alcançados, a assembleia pode ser considerada ilegal.

Quer conhecer o passo a passo para o sucesso de uma assembleia de condomínio? Confira, então, as informações que separamos para você!

A convocação da assembleia de condomínio

É necessário convocar todos os condôminos (Artigo 1.354 do Código Civil Brasileiro), respeitando-se o prazo e a forma de convocação, constantes da Convenção do Condomínio. Isso pode ser feito por meio de carta registrada, panfletos, lista de e-mail, site do condomínio e outros.

Deve-se informar o local, o dia e o horário da assembleia. Outro procedimento importante é a divulgação de forma clara de todos os assuntos a serem tratados.

Definição das pautas (objetivo)

Um organograma detalhado e a definição dos itens para discussão vão tornar a reunião mais objetiva. A quantidade de temas discutidos deve ficar entre quatro e cinco, e precisam ser estudados antecipadamente, principalmente os mais importantes.

Outra questão relevante é a organização dos documentos e materiais a serem apresentados. Além disso, é preciso providenciar a cópia da Convenção e do Regulamento Interno. É sempre bom usar projetores a fim de exibir esses documentos para todos os participantes.

A condução adequada

O presidente da mesa deve ser eleito pela maioria. O ideal é que seja uma pessoa respeitada por todos e capaz de conduzir os trabalhos com calma, objetividade e disciplina. Deve-se designar, também, um secretário.

A administração do tempo é primordial a fim de garantir a agilidade das resoluções. Portanto, o presidente deve intervir quando algum participante extrapolar o tempo reservado a ele ou se exceder nos questionamentos.

É aconselhável, ainda, deixar os temas mais polêmicos para o final, visto que tais assuntos podem consumir muito tempo. Além disso, o excesso de discussões pode distrair as pessoas, fugindo do tema proposto.

Todos os procedimentos devem ser feitos de forma firme, mas educada e as colocações e opiniões pertinentes, ouvidas e respondidas com atenção e respeito. Dessa forma, a reunião transcorrerá em paz.

Caso algum participante se exalte ou teime em impor a sua opinião, o presidente pode recorrer a algumas intervenções para acalmá-lo, evitando brigas e constrangimentos. Pode, por exemplo, dizer educadamente que o assunto já foi aprovado ou estipular um tempo para a conclusão da fala.

Ele pode falar ainda que, para cumprir o cronograma, será preciso colocar em pauta o próximo tema. E, então, sugerir uma conversa em outro momento com a finalidade de esclarecer melhor o assunto.

A votação dos temas e o encerramento

Para a aprovação dos tópicos colocados em votação, será necessário respeitar o quorum (número mínimo de participantes) estabelecido na Convenção do Condomínio ou na lei para a votação de determinado assunto. Caso não exista uma definição legal para essa demanda, é costume considerar a decisão da maioria.

Ao final da assembleia, o secretário redigirá a ata, que registrará tudo o que foi discutido e decidido no evento. Esse documento deve ser assinado pelo presidente da mesa e pelo secretário. Depois, deve ser mantido no Livro de Atas e guardado pelo síndico ou administrador do condomínio, por pelo menos cinco anos. O registro da ata em cartório só é necessário se houver essa determinação na Convenção do Condomínio.

Após o encerramento dos trabalhos, é conveniente a promoção de um momento de descontração para que o representante do condomínio se aproxime das pessoas. Assim, ele poderá conhecer melhor as opiniões e esclarecer alguma dúvida restante.

Enfim, é perfeitamente possível realizar assembleias de condomínio tranquilas e proveitosas. Ainda mais agora que você pode apresentar para os condôminos soluções tecnológicas, que agradarão a todos. Afinal, elas podem facilitar o cotidiano e potencializar a segurança individual e coletiva no condomínio.

Gostou de conhecer o passo a passo para a realização de uma assembleia de condomínio? Então, deixe o seu comentário e compartilhe com a gente as suas ideias!