Quando o assunto é papelada, organizar documentos não é apenas importante — é indispensável. Afinal, a perda deles significa stress desnecessário e, em alguns casos, gastos adicionais quando há uma taxa para emitir segundas vias.

Evitar esse tipo de coisa é fácil: basta saber como lidar com toda essa documentação de forma que você sempre consiga acessar facilmente o que precisa e manter somente o que for necessário.

No post de hoje, reunimos dicas para ajudá-lo a manter seus documentos sempre organizados. Quer aprender? Continue a leitura!

1. Junte todos os papéis

A parte mais complicada é deixar a preguiça de lado e simplesmente começar. Dê este primeiro passo: pegue uma caixa ou cesto e recolha todos os papéis que você pretende organizar.

Não é necessário fazer uma triagem nesse momento. Apenas junte todos e leve-os para um local confortável para iniciar o próximo passo.

2. Jogue fora o que não precisa

Essa, sim, é a hora de fazer a triagem. Separe os papéis em três pilhas: lixo, arquivo ativo e arquivo morto.

O arquivo ativo é toda a papelada — inclusive contas pagas — do último ano. O arquivo morto é tudo de outros anos que é necessário guardar por determinado tempo. O que você vai jogar fora é tudo que não se encaixa em nenhum dos dois, exceto por papéis relacionados a memórias afetivas.

Aqui vão alguns exemplos do que você deve guardar e por quanto tempo, para ajudá-lo com esse momento:

Para sempre

Documentos pessoais (RG, CPF, Carteira de Habilitação etc.), passaportes, certidões, escrituras, holerites, carnês do INSS e testamento.

Por dez anos

Declarações de quitação do pagamento do condomínio.

Por cinco anos

IRPF, IPTU, IPVA, comprovantes de pagamento de contas (água, luz, telefone, internet e outros serviços essenciais), comprovantes de pagamento de aluguel, cartões de crédito, mensalidades escolares, cursos livres, documentos de viagens e similares.

Por um ano

Extratos bancários e dos cartões de crédito (assim como seus canhotos) e contratos de seguro.

3. Separe em categorias

Os arquivos — ativo ou morto — precisam de estrutura. Cada um terá seu próprio espaço separado, para evitar confusão. Sua papelada diz respeito a coisas diferentes: documentos pessoais, condomínio, impostos, seguros, memórias afetivas (aqui entrariam trabalhos escolares dos seus filhos que você quer guardar, por exemplo), entre muitos outros.

Separe tudo em suas devidas categorias e, de preferência, tenha pastas ou divisórias específicas para cada uma. Uma boa dica é identificá-las com cores diferentes, para que você possa bater o olho e já saber onde está o que você precisa.

Além disso, você também precisará de um canto em sua escrivaninha para novas contas, convites, documentos e outros. Assim, você evita que eles se espalhem pela casa e também os deixa visíveis para não esquecer de pagar algo, por exemplo. Depois de pago, mova o documento para a sua categoria adequada no arquivo ativo.

4. Use o computador para organizar documentos

Se a intenção é ter apenas o necessário, então faz todo sentido digitalizar tudo o que for possível. Receba contas por e-mail, por exemplo. Tente concentrar a maior parte da papelada no seu computador e aplique o mesmo método de organização — arquivo ativo, arquivo morto, lixo — nela.

O trabalho é basicamente igual, mas, pelo menos, você garante mais espaço em casa. E é até uma questão de segurança: no computador, você tem como proteger os documentos com senhas, em vez de deixá-los expostos a qualquer um que tiver acesso ao local. 

5. Mantenha a organização

De nada adianta seguir todas essas dicas e deixar tudo acumular novamente. Por isso, separe alguns minutos toda semana para fazer a mesma triagem do que chegou nos últimos dias e se certificar de que nada esteja fora de ordem.

Esperamos que nossas dicas sejam úteis na hora de organizar documentos e deixar tudo em dia. Se você gostou deste post, que tal compartilhar com seus amigos? Com certeza eles também se beneficiariam de uma papelada mais organizada!